J’organise une réunion

Les séances doivent s’adapter à leurs buts, aux disponibilités des participant-e-s ou encore aux statuts de l’association. Garder à l’esprit le but et le cadre d’une réunion est le meilleur moyen de garantir un travail agréable et réussi.

Voici les 4 principaux types de réunions associatives :

1. Garder trace des décisions (Procès-Verbal)
2. Partir sur une base commune : chacun-e doit savoir en avance ce sur quoi porte la réunion, et avoir à sa disposition les éventuels documents nécessaires.
3. S’adapter aux participant-e-s de la réunion
4. Distinguer l’urgent de ce qui demande davantage de réflexion
5. Faire de (brefs !) rappels

1. Définir le but, la structure et les participant.e.s
2. Établir l’ordre du jour, le lieu et l’horaire
3. Convoquer les participant.e.s et définir la présidence

1. Rappeler l’ordre du jour, les responsabilités de présidence et de procès-verbaliste
2. Assurer la pertinence et la qualité des échanges sur l’ensemble des sujets
3. Récapituler les décisions et planifier la suite à leur donner, communiquer

1. Transmettre à chacun.e le PV ainsi que les tâches et informations nécessaires de façon claire
2. Veiller à la bonne réalisation des tâches entreprises
3. Évaluer la réunion, ses réussites et points à améliorer

Tout sur le Procès-Verbal, alias le PV + un modèle