Outils et ressources
J’organise un événement
J’organise un événement
Un événement peut permettre aux projets et associations de se faire connaître, de lever des fonds, ou de renforcer la cohésion des membres. Il peut aussi constituer une réalisation qui sert les buts de l’association, comme c’est souvent le cas d’un événement culturel ou d’une conférence de sensibilisation. Dans tous les cas, il est important de clarifier les objectifs et le public-cible d’un événement avant de l’organiser. Cette fiche de synthèse n’est pas exhaustive et nécessite une adaptation à chaque contexte particulier.
Planification
Le lieu : il est important de tenir compte : du nombre de personnes et du type de public attendus / de l’accessibilité / des risques de nuisances sonores / de l’image du lieu. Sois conscient qu’un événement en extérieur te place à la merci de la météo.
La date : tiens compte des périodes d’examens, de vacances, des grosses manifestations et des événements potentiellement concurrentiels déjà programmés.
L’autorisation : il est souvent nécessaire d’annoncer un événement public (...)
Le lieu : il est important de tenir compte : du nombre de personnes et du type de public attendus / de l’accessibilité / des risques de nuisances sonores / de l’image du lieu. Sois conscient qu’un événement en extérieur te place à la merci de la météo.
La date : tiens compte des périodes d’examens, de vacances, des grosses manifestations et des événements potentiellement concurrentiels déjà
programmés.
L’autorisation : il est souvent nécessaire d’annoncer un événement public auprès des autorités et de demander une autorisation afin d’exploiter une buvette, en particulier lorsque cela a lieu sur le domaine ou dans des infrastructures publiques.
Pour demander une autorisation d’événement à Genève
Pour demander une autorisation d’événement dans le canton de Vaud
Programmation
Prévoir le contenu ou les animations de l’événement (artistes, intervenant.e.s, ...)
Les horaires de l’événement définissent le cadre dans lequel seront programmés le contenu ou les animations de l’événement. S’il s’agit d’artistes ou d’intervenant.e.s, il est nécessaire de prévoir en avance les modalités de leur intervention, notamment les horaires et la rémunération ou compensation, et d’obtenir leur confirmation sous la forme d’un contrat ou au moins par écrit.
Prévoir le contenu ou les animations de l’événement (artistes, intervenant.e.s, ...)
Les horaires de l’événement définissent le cadre dans lequel seront programmés le contenu ou les animations de l’événement. S’il s’agit d’artistes ou d’intervenant.e.s, il est nécessaire de prévoir en avance les modalités de leur intervention, notamment les horaires et la rémunération ou compensation, et d’obtenir leur confirmation sous la forme d’un contrat ou au moins par écrit.
Communication
Il convient de communiquer les informations concernant l’événement sur les réseaux sociaux et sites Internet ainsi que dans les lieux et canaux pertinents pour le public cible. La date d’annonce de l’événement doit être choisie de manière à permettre une communication régulière sur plusieurs semaines jusqu’à l’événement. Quelques conseils : Adapte la communication au public-cible. Crée des visuels qui clarifient : où, quand, quoi, à quelle heure, pour qui, dans quel but. Vérifie si (...)
Il convient de communiquer les informations concernant l’événement sur les réseaux sociaux et sites Internet ainsi que dans les lieux et canaux pertinents pour le public cible. La date d’annonce de l’événement doit être choisie de manière à permettre une communication régulière sur plusieurs semaines jusqu’à l’événement. Quelques conseils :
- Adapte la communication au public-cible.
- Crée des visuels qui clarifient : où, quand, quoi, à quelle heure, pour qui, dans quel but.
- Vérifie si les partenaires et soutiens veulent que leur logo apparaisse.
- Communique de manière croissante, sans saturer les intéressés.
Organisation pratique
Définir les secteurs et leur responsable & recruter les bénévoles
Dans un premier temps, l’organisation pratique de l’événement implique de définir les différents secteurs et leur responsable : mise en place, coordination générale, accueil des artistes/intervenants, buvette, technique, prévention et réduction des risques, médiation et sécurité, rangement et nettoyage, …
Dans un second temps, il s’agit de recruter des bénévoles en suffisance pour chaque secteur, de définir leurs (...)
Définir les secteurs et leur responsable & recruter les bénévoles
Dans un premier temps, l’organisation pratique de l’événement implique de définir les différents secteurs et leur responsable : mise en place, coordination générale, accueil des artistes/intervenants, buvette, technique, prévention et réduction des risques, médiation et sécurité, rangement et nettoyage, …
Dans un second temps, il s’agit de recruter des bénévoles en suffisance pour chaque secteur, de définir leurs compensations, puis de réaliser les plannings. Il est important de communiquer les plannings et toutes les informations utiles plusieurs jours avant l’événement.
Guide d’organisation d’une manifestation musicale
Le document suivant est un guide visant à t’accompagner avant, pendant et après l’organisation d’une manifestation musicale. Il se base sur l’expérience des membres de l’association Sub-Session, qui organise depuis 2011 différents événements musicaux dans le canton de Genève, dont l’Octopode Festival.
Le document suivant est un guide visant à t’accompagner avant, pendant et après l’organisation d’une manifestation musicale. Il se base sur l’expérience des membres de l’association Sub-Session, qui organise depuis 2011 différents événements musicaux dans le canton de Genève, dont l’Octopode Festival.
Télécharger le Guide de Sub-Session
Le site Eventkit.ch pour organiser des événements
Eventkit est une plateforme destinée aux organisatrices et organisateurs de manifestations, aux autorités chargées de délivrer les autorisations et aux sponsors. Elle propose gratuitement des recommandations et des outils éprouvés et fondés sur la pratique pour organiser un événement de manière durable. Les manifestations peuvent également utiliser l’outil d’évaluation de durabilité pour analyser, comparer, visualiser et améliorer leurs mesures de durabilité.
Le nom Eventkit (...)
Eventkit est une plateforme destinée aux organisatrices et organisateurs de manifestations, aux autorités chargées de délivrer les autorisations et aux sponsors. Elle propose gratuitement des recommandations et des outils éprouvés et fondés sur la pratique pour organiser un événement de manière durable. Les manifestations peuvent également utiliser l’outil d’évaluation de durabilité pour analyser, comparer, visualiser et améliorer leurs mesures de durabilité.
Le nom Eventkit s’inspire de KitManif, la plateforme vaudoise et lausannoise pour les organisateurs de manifestations, avec laquelle le site manifestation-verte.ch a été fusionné. Les fiches d’information thématiques proviennent de KitManif. Elles ont été traduites et actualisées en collaboration entre la Ville de Lausanne, le Canton de Vaud et l’ASMD.
eventkit.ch
J’organise un événement
Un événement peut permettre aux projets et associations de se faire connaître, de lever des fonds, ou de renforcer la cohésion des membres. Il peut aussi constituer une réalisation qui sert les buts de l’association, comme c’est souvent le cas d’un événement culturel ou d’une conférence de sensibilisation. Dans tous les cas, il est important de clarifier les objectifs et le public-cible d’un événement avant de l’organiser. Cette fiche de synthèse n’est pas exhaustive et nécessite une adaptation à chaque contexte particulier.
Planification
La date : tiens compte des périodes d’examens, de vacances, des grosses manifestations et des événements potentiellement concurrentiels déjà programmés.
L’autorisation : il est souvent nécessaire d’annoncer un événement public (...)
Le lieu : il est important de tenir compte : du nombre de personnes et du type de public attendus / de l’accessibilité / des risques de nuisances sonores / de l’image du lieu. Sois conscient qu’un événement en extérieur te place à la merci de la météo.
La date : tiens compte des périodes d’examens, de vacances, des grosses manifestations et des événements potentiellement concurrentiels déjà
programmés.
L’autorisation : il est souvent nécessaire d’annoncer un événement public auprès des autorités et de demander une autorisation afin d’exploiter une buvette, en particulier lorsque cela a lieu sur le domaine ou dans des infrastructures publiques.
Pour demander une autorisation d’événement à Genève
Pour demander une autorisation d’événement dans le canton de Vaud
Programmation
Les horaires de l’événement définissent le cadre dans lequel seront programmés le contenu ou les animations de l’événement. S’il s’agit d’artistes ou d’intervenant.e.s, il est nécessaire de prévoir en avance les modalités de leur intervention, notamment les horaires et la rémunération ou compensation, et d’obtenir leur confirmation sous la forme d’un contrat ou au moins par écrit.
Prévoir le contenu ou les animations de l’événement (artistes, intervenant.e.s, ...)
Les horaires de l’événement définissent le cadre dans lequel seront programmés le contenu ou les animations de l’événement. S’il s’agit d’artistes ou d’intervenant.e.s, il est nécessaire de prévoir en avance les modalités de leur intervention, notamment les horaires et la rémunération ou compensation, et d’obtenir leur confirmation sous la forme d’un contrat ou au moins par écrit.
Communication
Il convient de communiquer les informations concernant l’événement sur les réseaux sociaux et sites Internet ainsi que dans les lieux et canaux pertinents pour le public cible. La date d’annonce de l’événement doit être choisie de manière à permettre une communication régulière sur plusieurs semaines jusqu’à l’événement. Quelques conseils :
- Adapte la communication au public-cible.
- Crée des visuels qui clarifient : où, quand, quoi, à quelle heure, pour qui, dans quel but.
- Vérifie si les partenaires et soutiens veulent que leur logo apparaisse.
- Communique de manière croissante, sans saturer les intéressés.
Organisation pratique
Dans un premier temps, l’organisation pratique de l’événement implique de définir les différents secteurs et leur responsable : mise en place, coordination générale, accueil des artistes/intervenants, buvette, technique, prévention et réduction des risques, médiation et sécurité, rangement et nettoyage, …
Dans un second temps, il s’agit de recruter des bénévoles en suffisance pour chaque secteur, de définir leurs (...)
Définir les secteurs et leur responsable & recruter les bénévoles
Dans un premier temps, l’organisation pratique de l’événement implique de définir les différents secteurs et leur responsable : mise en place, coordination générale, accueil des artistes/intervenants, buvette, technique, prévention et réduction des risques, médiation et sécurité, rangement et nettoyage, …
Dans un second temps, il s’agit de recruter des bénévoles en suffisance pour chaque secteur, de définir leurs compensations, puis de réaliser les plannings. Il est important de communiquer les plannings et toutes les informations utiles plusieurs jours avant l’événement.
Guide d’organisation d’une manifestation musicale
Le document suivant est un guide visant à t’accompagner avant, pendant et après l’organisation d’une manifestation musicale. Il se base sur l’expérience des membres de l’association Sub-Session, qui organise depuis 2011 différents événements musicaux dans le canton de Genève, dont l’Octopode Festival.
Télécharger le Guide de Sub-SessionLe site Eventkit.ch pour organiser des événements
Le nom Eventkit (...)
Eventkit est une plateforme destinée aux organisatrices et organisateurs de manifestations, aux autorités chargées de délivrer les autorisations et aux sponsors. Elle propose gratuitement des recommandations et des outils éprouvés et fondés sur la pratique pour organiser un événement de manière durable. Les manifestations peuvent également utiliser l’outil d’évaluation de durabilité pour analyser, comparer, visualiser et améliorer leurs mesures de durabilité.
Le nom Eventkit s’inspire de KitManif, la plateforme vaudoise et lausannoise pour les organisateurs de manifestations, avec laquelle le site manifestation-verte.ch a été fusionné. Les fiches d’information thématiques proviennent de KitManif. Elles ont été traduites et actualisées en collaboration entre la Ville de Lausanne, le Canton de Vaud et l’ASMD.
eventkit.ch